Se doter d’outils de suivi du projet (planning, budget, communication…)

Pourquoi se doter d’outils de suivi du projet ?

Quand on construit un projet collectif comme un hameau léger, il est essentiel de s’équiper d’outils adaptés pour suivre l’avancement, se projeter ensemble et s’organiser efficacement. Ces outils ne sont pas là pour alourdir le processus, mais pour rendre le travail collectif plus fluide, plus transparent et plus motivant.

Marquer les avancées dans le temps

Un projet de hameau léger, c’est une aventure qui s’inscrit dans la durée. Pour ne pas perdre de vue ce qui a déjà été accompli, il est utile de garder une trace des actions menées ensemble : documents cadres, comptes-rendus de décisions, retours d’expérience… Ces traces permettent de mesurer le chemin parcouru et de célébrer les petites victoires, ce qui renforce la motivation du groupe.

Se projeter sur le projet à construire en collectif

Un projet collectif, c’est aussi une question de destination et de chemin partagé. En établissant des outils de suivi du projet tel qu’un planning, le groupe peut se projeter ensemble vers un objectif commun.

S’organiser collectivement pour mieux fonctionner ensemble

Enfin, ces outils aident à répartir les tâches, à clarifier les rôles de chacun·e et à suivre l’avancement des actions. Une bonne organisation collective, c’est la clé pour éviter les malentendus, les oublis et les frustrations. Cela permet aussi de mieux gérer les imprévus, qui sont inévitables dans un projet aussi ambitieux qu’un hameau léger.

Compétences en informatique

Même si nous favorisons les temps en présentiel et les outils “physiques”, nous constatons chez Hameaux Légers que les outils informatiques sont importants dans le montage d’un projet.

Que ce soit pour communiquer, stocker, s’appeler, gérer des tâches… vous aurez sûrement besoin d’utiliser des outils informatiques pour avancer sur votre projet.

Des compétences en informatique vous seront nécessaires. Pour cela, vous pouvez :

• Valoriser les compétences existantes chez un·e membre de votre collectif ou recruter un·e nouveau·elle membre. Cette personne pourra gérer le choix et l’usage des outils (via un rôle par exemple) et transmettre ses connaissances au reste du groupe.
• Vous former aux outils choisis avec votre collectif.

Le planning prévisionnel : visualiser la réalisation des actions et la production des livrables dans le temps

Un planning prévisionnel, c’est un outil de travail qui permet à un collectif de visualiser comment le projet va s’organiser dans le temps. Il liste les actions à réaliser et les livrables à produire pour atteindre les objectifs fixés, en indiquant les échéances souhaitées et les responsables pour chaque action.

Le planning prévisionnel permet de se projeter collectivement dans la production des livrables et dans la réalisation du projet. Il aide à :

• Évaluer la faisabilité des échéances souhaitées. "À quelle date je souhaite m’installer ? Est-ce réalisable ?"
• Anticiper la réalisation des livrables clés et les dépendances entre les actions. "Si on ne produit pas ce livrable, on ne pourra pas commencer la prochaine action."
• Motiver le groupe en montrant concrètement l’avancement du projet.

Un planning peut être créé :

• Sur papier : sur un grand format (type paperboard) pour une vision d’ensemble lors des réunions en présentiel.
• En ligne : via des outils de tableaux blancs virtuels (comme Miro, Klaxoon ou Mural) pour une collaboration à distance.

Le budget du projet : anticiper les coûts et les ressources

Le budget, c’est un tableau financier qui regroupe, sur une période définie, l’ensemble des recettes estimées (les ressources financières disponibles ou à trouver) et des charges prévisionnelles (les coûts liés à l’installation et au fonctionnement du projet de hameau léger).

Un budget permet de :

• Se projeter collectivement sur les coûts réels du projet.
• Identifier les besoins financiers et aller chercher les ressources nécessaires (subventions, prêts, financement participatif…).
• Éviter les mauvaises surprises en anticipant les dépenses et en ajustant les recettes.

Un pré-requis du budget prévisionnel sera de visibiliser les capacités de financement des foyers (épargne personnelle, prêt familial, crédit immobilier…) pour être au clair sur les capacités du collectif à financer le projet.

Pour vous aider à construire votre premier budget prévisionnel, consultez l’action Faire un premier budget prévisionnel du module Définir et écrire le projet commun de la même phase.

Les outils de communication : fluidifier les échanges

Les outils de communication, ce sont tous les moyens qui permettent aux membres du collectif d’échanger, que ce soit en présentiel (en synchrone) ou à distance (en asynchrone).

Une communication efficace permet de :

• Fluidifier les échanges entre les membres.
• Prendre des décisions collectives même quand tout le monde n’est pas disponible au même moment.
• Créer un sentiment d’appartenance au groupe, même à distance.

Les outils possibles peuvent être :

• En présentiel, nous vous recommandons de choisir des formats de cercles qui rassemble votre collectif pour nourrir différentes intentions. Voici quelques exemples :
  • Réunion de triage : pour gérer les décisions ou les tensions. Voir la ressource Réunion de triage .
  • Réunions opérationnelles : pour avancer sur des sujets concrets.
• À distance, nous vous recommandons des outils pour échanger en collectif même quand vous n’êtes pas ensemble en présentiel :
  • Outils du quotidien (outils de messagerie, emails) : ce sont des outils simples et utilisés par beaucoup de personnes, mais le risque est de mélanger les sujets et de sur-solliciter les membres de votre collectif dans tous les sujets de votre projet.
  • Outils de travail collaboratif (Framateam, Discord, etc.) : ce sont des outils plus structurés pour communiquer via des canaux thématiques, par exemple : échanges avec le territoire, facteur humain, architecture, aménagement, juridique, financier chantiers, etc.
  • Tableaux de bord : pour afficher ou sonder des informations dans un espace commun sur un support visible de tou·tes.

Avant de choisir vos outils, il est utile de définir un cadre de sécurité pour clarifier les attentes de chacun·e. Pour cela, consultez la ressource Elaborer une charte relationnelle du module Mieux se connaître au sein du groupe et en tant que collectif de la même phase.

Les outils de documentation : conserver la mémoire du projet

Un outil de documentation, c’est un espace de travail où le collectif peut stocker et organiser des documents variés (textes, images, vidéos, etc.) pour conserver la mémoire du projet.

Ces outils permettent de :

• Partager des ressources utiles au groupe.
• Faciliter l’intégration de nouveaux ou nouvelles membres.
• Conserver les comptes-rendus des réunions qui contiennent à minima les décisions prises et les prochains pas définis.

Généralement, ces outils sont en ligne pour simplifier le partage (Nextcloud, Notion, différents “Drive”…).

Les outils de répartition des tâches : clarifier qui fait quoi

Un outil de répartition des tâches permet de lister les actions à réaliser, de les attribuer aux membres du collectif et de suivre leur avancement.

Ces outils aident à :

• Avoir une vision claire des tâches en cours.
• Éviter les oublis ou les doublons.
• Responsabiliser chacun·e dans la réalisation du projet.

Le format "kanban" (tableau de tâches avec des colonnes "À faire", "En cours", "Terminé") est très efficace. Il peut être créé sur un tableau physique ou via des outils en ligne (Trello, Notion…).

Liste d’outils à utiliser

Voici une sélection d’outils utilisés par les collectifs de hameaux légers :

Quelques conseils pour bien choisir vos outils

• Privilégiez la simplicité : choisissez des outils que tout le monde maîtrise ou peut apprendre facilement. Sinon, prévoyez un rôle dédié (ex : Coordination) qui sera chargé de suivre certains outils plus complexes (ex : suivi du calendrier, suivi des tâches, etc.).
• Évitez la surcharge : mieux vaut quelques outils bien utilisés que beaucoup d’outils sous-exploités.
• Adaptez-vous aux besoins du groupe : un outil doit répondre à un besoin précis. Si un outil ne sert plus, n’hésitez pas à le remplacer ou le retirer.
• Testez avant de vous engager : certains outils proposent des versions gratuites ou des essais. Profitez-en pour voir ce qui convient le mieux à votre collectif.