Réunion de triage

Alors que la réunion de gouvernance traite des problématiques de structure du cercle (stratégie et responsabilités), la réunion de triage se concentre sur le travail opérationnel : permettre aux membres de s’aider à faire avancer les actions dont ils ont endossé la responsabilité au quotidien.

📝 Conseil pratique : Se détacher de la perfection. En Holacratie, on cherche des décisions praticables rapidement, pour avancer, recevoir du feedback et apprendre.

Distribution des rôles avant la réunion

Avant-tout, vous aurez besoin de distribuer des rôles de “facilitation” et de “secrétaire” pour le temps de la réunion :

• Le ou la facilitateur·rice veille au bon déroulement de la réunion. Ses redevabilités sont de :
  • Être au service du groupe et de l’objet de la réunion, en neutralité.
  • Accompagner à garder le cap et à le rappeler, les membres sont présent·es pour servir la raison d’être du collectif ou du cercle (en fonction de l’échelle dans laquelle est tenue la réunion).
  • Maintenir la concentration et la stimulation des échanges, ce qui implique parfois d’interrompre une prise de parole qui divague ou s’éloigne du sujet en cours ou de demander à être plus concis.
  • Maintenir le cadre et respecter les manières de faire communément choisies.
  • Appliquer les processus choisis par le groupe, ils sont garants de la culture.
• Le ou la secrétaire veille à ce que les propos de chacun·e soient transcrits et restitués. Ses redevabilités sont de :
  • Prendre des notes sur un format visible par tous les membres du collectif (texte, tableau, schéma…).
  • Proposer une synthèse ou une reformulation lorsqu’un point a été abordé et/ou quand un sujet tourne en rond ou s’enlise.
  • Rédiger un compte-rendu avec les propos essentiels et compréhensibles par tout·es (y compris celles et ceux qui n’ont pas participé).
  • Identifier les tâches et rôles associés aux décisions prises.
  • Demander à ce qu'il y ait un·e secrétaire bis désigné·e pour être secondé dans la prise de note lors d’une prise de parole.

Ces rôles très souvent volant, c’est-à-dire qu’ils changent à chaque réunion de triage. Une fois que les rôles sont distribués, vous pouvez passer au déroulé.

Déroulé de la réunion de triage

La réunion de triage se déroule en 5 étapes :

1. Le tour de météo : Les personnes présentes partagent tour à tour avec quel état physique, émotionnel et / ou mental elles abordent cette réunion. Le but de cette séquence est de pouvoir informer les autres de ce qu’on vit et qui pourrait impacter la réunion.
2. La revue de projet : Chacun·e partage tour à tour ses avancées depuis la dernière réunion (qui sont en lien avec sujet du cercler rassemblé). Après chaque expression, la facilitation demande s’il y a des besoins de clarification ou des questions rapides par rapport à ce qui vient d’être partagé.
3. L’établissement de l’ordre du jour, c’est à dire la liste des tensions. Les membres nomment les tensions qu’elles ou ils veulent apporter au cercle, et leur attribuent des priorités. Vous traiterez par ordre de priorité les tensions amenées jusqu’à la fin du temps de la réunion. Les tensions non traitées seront reportées sur l’ordre du jour de la prochaine réunion de triage.‍
4. Traitement des tensions par ordre de priorité. Pour chaque tension prioritaire :
   
   • Exposition de la tension : La facilitation demande à la personne qui a apporté la tension de l’expliquer aux autres, et d’exprimer son besoin (exemple : besoin de vous transmettre cette information tout simplement, besoin de vos avis sur le sujet, besoin de soutien, etc).
   • Tour de clarifications : La facilitation demande s’il y a des clarifications pour bien comprendre la tension et pouvoir lui apporter une réponse. L’apporteur·ice de tension répond au fur et à mesure.
   • Tour d’expressions : Toutes les autres personnes présentes peuvent partager leurs retours, idées, ressources, réactions ou autre (en fonction du besoin qui a été exprimé).
   • La facilitation demande à l’apporteur de la tension si cela lui permet de lever sa tension et quels sont ses prochains pas sur ce sujet ?
     
     • Si OUI : on vérifie que les prochains pas on bien été affectés à une personne, puis on passe à la tension suivante en répétant le même processus.
     • Si NON : on peut refaire un tour d’expression, ou choisir d’apporter cette tension à d’autres cercles ou en réunion de gouvernance.‍
5. Tour de clôture : C’est une météo de fin qui peut inclure un partage sur “Comment j’ai vécu ce temps ? Avec quoi je repars ? Comment j’ai vécu la facilitation ?”.

📝 Définition : Une tension est un écart entre la réalité présente et ce qu’elle pourrait être. C’est tout sujet qui requiert une participation active ou réceptive de la part des autres : un point à aborder qui peut nous générer une tension s’il n’est pas traité. Une tension peut être résolue par :
- par la simple diffusion de l’information,
- par sa prise en charge par un cercle ou un rôle dont le périmètre de travail inclut ce sujet,
- par l’écoute des avis des présents (sollicitation d’avis), suivi d’une prise de décision par le rôle concerné,
- par la création ou l’élection d’un rôle chargé de traiter la question.