Animer un World Café

Présentation du World Café

Le world café est une méthodologie de discussion entre acteurs permettant, en intelligence collective, de faire émerger d’un groupe des propositions concrètes et partagées par toutes et tous.

Trois sessions sont organisées afin de permettre aux participant·es :

• de changer régulièrement de table,
• d’échanger les idées d’une table à une autre,
• de venir compléter les idées des un·es avec celles des autres (principe de pollinisation visant à l’intelligence collective).

Des rôles sont définis :

• Facilitateur·ice/animateur·ice : personne chargée de présenter le format du world café et de superviser les débats. À côté de ce rôle endossé par l’organisateur·ice, le world café s’appuie par ailleurs sur les participant·es pour l’animation.
• « Hôte de table » ou rapporteur·euse : ce rôle est donné à un·e participant·e volontaire pour rester à la table tout au long des différents temps de discussion d’une même session. Son rôle est d’expliquer et de résumer aux nouveaux et nouvelles arrivant·es les points soulevésprécédemment.
• Voyageur·euses ou « ambassadeur·rices d’idées » : ce sont tou·tes les autres participant·es, elles et ils se déplacent de table en table pour apporter des idées clés, des questions, des sujets…

Les échanges entre participant·es sont basés sur l’écoute, l’égalité (du temps de parole et des propositions), la créativité et le partage des idées.

1. Mise en place de l’atelier - 10 min

Organisez l’espace avec 3 petites tables rondes (3-5 personnes par table) et préparez le matériel sur les tables (un grand format par table avec des feuilles A4 et des stylos). Préparez également un affichage sur un mur pour les propositions collectives qui arriveront en fin d’atelier.

Pour chaque table, vous devez préparer en amont une série de questions ou de sujets qui importent vraiment dans votre collectif. Afin d’inviter les participant·es à partir d’une discussion sur les problématiques pour aller vers des stratégies (ou solutions), nous vous recommandons de poser vos questions dans ce format :

• Temps 1 - Compréhension d’une situation/problématique
  • Dans quels cas de figure arrive une [situation] ? Pourquoi selon vous ?
  • Quels sont les enjeux de cette [situation] ? Quels sont vos besoins en tant qu’individu en tant que collectif ?
• Temps 2 - Stratégies possible pour cette situation/problématique
  • Quelles stratégies peuvent être mises en place pour gérer cette [situation] ?
  • Quels outils, documents ou étapes utiles ? Selon les cas de figure ?
• Temps 3 - Premières actions à mettre en place
  • À quel moment faut-il commencer à parler en collectif de cette [situation] ?
  • Quelles actions le collectif peut-il mettre en place dès aujourd’hui pour anticiper cette [situation] ?

Voici des exemples de séries de questions sur les thèmes :

• L’inclusion dans un collectif :
  • Temps 1
    • Dans quels cas de figure une entrée peut avoir lieu ?
    • Quels sont les enjeux ? Quels sont vos besoins en tant qu’individu en tant que collectif (ou équipe projet) ?
  • Temps 2
    • Quelles stratégies peuvent être mises en place pour gérer ces entrées ?
    • Quels outils, documents ou étapes utiles ? Selon les cas de figure ?
  • Temps 3
    • À quel moment faut-il commencer à en parler d’inclusion ?
    • Quelles actions le collectif peut-il mettre en place dès aujourd’hui pour anticiper des entrées ?
• Le soin des personnes :
  • Temps 1
    • Qu’est-ce qui fait la bonne santé d’un collectif ?
    • Dans quel cas de figure vous ne vous sentez pas bien dans un collectif ?
    • Quels sont mes besoins et ceux des autres ?
  • Temps 2
    • Quelles stratégies, outils, recommandations peuvent être mis en place ?
    • Ceux avec qui vous êtes le plus à l’aise ?
    • Qu’est-ce qui est facile ou difficile ?
  • Temps 3
    • Quels sont les actions à enclencher dans un collectif pour prendre soin du groupe ?
    • Quels liens avec les autres sujets ?
    • Que pouvez-vous faire dès aujourd’hui ?
• La gestion de conflits :
  • Temps 1
    • Quelles sont vos réactions en situation de conflit ? Quand vous êtes concerné·e ? Quand vous êtes témoin ?
    • Quels ont été les trucs à faire ou à ne pas faire ?
    • Quels sont les principaux cas de figure ?
  • Temps 2
    • Quels outils recommanderiez-vous dans ces situations ?
    • Qu’est-ce que vous feriez autrement ? Et comment ?
    • Comment prendre soin des individus et du collectif ?
  • Temps 3
    • Comment anticiper les conflits dans votre collectif ?
    • Comment choisir ou définir le processus/outil à appliquer ?
    • Qu’est-ce qu’il reste à faire ? Dès aujourd’hui ?

2. Déroulé de l’atelier - 80 min

1. Le ou la facilitateur·trice accueille les participant·e·s, présente le processus et les thèmes à étudier pendant 5 minutes.
2. Les participant·es se réunissent en groupes de 4-5 personnes sur chacune des 3 tables, définissent un·e hôte qui va rester sur la même table le long de la session et commencent à débattre du thème défini pendant 20 minutes, avec la première série de questions, pour en faire émerger des idées/propositions. Chaque idée énoncée est notée par l’hôte de table.
3. Les participant·es changent de table (sauf l’hôte de table) et abordent la seconde série de questions pendant 20 minutes. Le but est de compléter les idées des un·es avec des apports nouveaux pour les faire mûrir et gagner en potentiel. Chaque bonification énoncée est notée par l’hôte de table.
4. Les participant·es changent à nouveau de table (sauf l’hôte de table) et abordent la troisième série de questions pendant 20 minutes. Chaque changement de table permet la “pollinisation” des idées et pousse la conversation plus loin pour aboutir à des idées souvent innovantes.
5. Les participant·es restent à leur table, synthétisent en 10 minutes toutes les propositions issues des discussions et sélectionnent celles qui leur semblent les plus pertinentes ou les plus adaptées au thème.
6. Une grande restitution clôture le world café. À chaque table, un·e participant·e présente en 5 minutes (par table) la synthèse des propositions issues des séances de discussion à sa table.
7. BONUS : Il est possible de prévoir une session de vote pour faire émerger un classement des propositions. Comptez 10 minutes en plus.